Z tego tekstu dowiesz się:
- Dlaczego frekwencja nie jest miarą sukcesu biura – liczy się to, czy przestrzeń wspiera relacje i współpracę.
- Jak akustyka i chaos zasad pracy wpływają na zmęczenie oraz koncentrację pracowników.
- Po co organizacji biuro i jak technologia (AI) ma je wspierać, a nie obciążać.
Wiele firm mówi dziś o „inteligentnym biurze”, jakby wystarczyło dodać sensory i aplikacje, by ludzie chcieli wrócić do pracy stacjonarnej. Tymczasem – jak pokazuje Aleksandra Wantuch, Senior Workplace Consultant w Nowym Stylu – prawdziwe smart office zaczyna się nie od technologii, lecz od zrozumienia, jak pracujemy i po co spotykamy się w jednym miejscu. W rozmowie z magazynem „HU”, Wantuch pokazuje biuro jako narzędzie strategii EX: przestrzeń relacji, współpracy i dobrostanu, która powinna ewoluować razem z organizacją.
– Biuro zawsze będzie kosztem. Natomiast odpowiednio zaprojektowane, dopasowane do stylu pracy organizacji i realnych potrzeb pracowników, może stać się bardzo skutecznym narzędziem realizacji strategii biznesowej – mówi Aleksandra Wantuch.
Frekwencja to zły KPI
Firmy wciąż zakładają, że atrakcyjna przestrzeń sama przyciągnie ludzi.
– Pojawia się myślenie: „zróbmy nowe biuro, to ludzie będą do niego przychodzić”. To tak nie działa – podkreśla rozmówczyni „HU”.
Dodaje, że biuro nie jest celem samym w sobie, lecz procesem.
– Tworzenie środowiska pracy to proces oparty na dialogu, elastyczności i ciągłym dostosowywaniu się do zmieniających się potrzeb organizacji i ludzi. Wciąż zbyt często sukces biura mierzymy frekwencją. Pytamy: „ile osób przyszło?”, zamiast: „po co przyszli?” i „czy biuro realnie wspiera to, co dziś w pracy jest najważniejsze?”.
W modelu hybrydowym jego rola polega na wzmacnianiu tego, czego zdalność nie daje: relacji i realnej współpracy.
– Realny kontakt, pełna komunikacja – zarówno werbalna, jak i niewerbalna – pogłębia relacje i buduje poczucie przynależności – zaznacza Wantuch.
Zmęczenie przełączaniem
W wywiadzie pojawia się też zjawisko zmęczenia wynikającego z ciągłego przełączania się między trybami pracy.
– Pozwolę sobie zdefiniować „zmęczenie” jako spadek energii oraz emocjonalne zużycie zasobów – mówi Wantuch. I dodaje, że "dzieje się to np. wtedy, kiedy jestem w biurze, a i tak wykonuję zadania indywidualne, podczas gdy spotkania odbywają się zdalnie".
Źródłem problemu bywa chaos organizacyjny i brak jasnych zasad korzystania z przestrzeni — a więc coś, co biuro i technologia mogą regulować.
Niewidzialna ergonomia: akustyka
Najmocniej wybrzmiewającym wątkiem rozmowy jest akustyka, kluczowa dla koncentracji i dobrostanu.
– Akustyka, akustyka i jeszcze raz akustyka. Jest jednym z ostatnich elementów, o którym myślą organizacje. Często dopiero wtedy, gdy wszystko inne „jest już gotowe”.
Hałas i przebodźcowanie realnie obniżają koncentrację i doświadczenie pracy – niezależnie od designu biura.
AI: wsparcie, nie kontrola
Sztuczna inteligencja może analizować dane o wykorzystaniu przestrzeni, wspierać ergonomię i sugerować zmiany. Granica leży jednak w psychologicznym odbiorze technologii.
– AI w projektowaniu przestrzeni pełni funkcję wsparcia, ale nie zastąpi projektanta. Jeśli użytkownik ma wrażenie, że system go ocenia, zamiast wspierać, efekt będzie odwrotny – podkreśla Wantuch.
Dlatego najważniejsza zasada smart office brzmi:
– Technologia w biurze powinna „znikać w tle”. Technologicznie zaawansowane biuro powinno zdejmować z pracownika wysiłek organizacyjny, a nie go dokładać.
Pytanie o sens biura
Na koniec Wantuch zostawia zarządom jedno pytanie kontrolne przed zmianą biura: "Po co twojej organizacji potrzebne jest biuro?". Bo właśnie odpowiedź na „po co” pokazuje, czy przestrzeń ma realnie wspierać Employee Experience, czy tylko go estetycznie deklarować.H
Cały wywiad z Aleksandrą Wantuch na łamach styczniowo-marcowego numeru magazynu „HU”, poświęconego w całości technologii i AI. W numerze także raport "Twoje biuro, Twoje zdanie. Biuro oczami pracowników".
